La transformation numérique est désormais une réalité accessible à toutes les communes, qui peuvent s’appuyer sur des solutions digitales simples et compétitives pour moderniser et optimiser leurs processus de fonctionnement.
Les nouveaux outils numériques constituent une opportunité majeure pour les mairies en termes d’amélioration de leur organisation et de rationalisation de leurs coûts, dans un contexte souvent contraint sur le plan économique. Confrontées notamment à la baisse – ou à la stagnation au mieux – des dotations globales de fonctionnement, les communes sont en quête de solutions susceptibles d’optimiser leur efficacité en interne, tout en offrant de nouveaux services aux citoyens.
Les mairies se projettent dans le digital
Plusieurs applications et plateformes numériques sont conçues pour apporter une réponse performante et moderne à des besoins réels des mairies. Agendize figure parmi celles-ci : cette solution de prise de rendez-vous en ligne, depuis le web ou une appli mobile, permet aux usagers de trouver en quelques clics le créneau qui leur convient pour une entrevue avec les services de la mairie, y compris en-dehors des horaires d’ouverture. Les agents bénéficient d’une visibilité complète sur un e-planning et leur temps est optimisé. Cédric Poiret, Responsable informatique de la ville de Tinqueux, témoigne des avantages de la solution : « cela nous permet de dégager plus de temps pour nos collaborateurs. Les citoyens peuvent prendre rendez-vous plus facilement, nous avons moins d’appels, moins de personnes qui se déplacent, on peut voir facilement quels sont les rendez-vous planifiés. »
Moins de papier, plus de réactivité
La simplicité est aussi au cœur de l’appli E-convocations, dédiée à la gestion et à l’envoi de convocations dématérialisées aux élus, pour les conseils municipaux notamment. Les courriers sont horodatés, authentifiés et peuvent être signés automatiquement, et les élus convoqués peuvent renseigner sur l’appli leur présence ou non à la réunion. De leur côté, les organisateurs peuvent consulter en temps réel les accusés de réception et les confirmations de participation des élus.
Optimiser la gestion des opérations au quotidien
Une autre solution, Open Bee, propose également un processus de dématérialisation. La réduction des supports papier est un enjeu de taille pour les mairies, qui doivent gérer des milliers de courriers, factures et autres documents administratifs chaque année, avec un coût significatif à la clé. Open Bee apporte une réponse efficace, clés en mains, à ce défi à travers une plateforme ouverte permettant de numériser les documents de son choix, de les répertorier et de les partager depuis une appli dédiée. Cohérent avec le protocole de dématérialisation PES v2, le portail offre ainsi la possibilité aux mairies de s’affranchir des coûts de gestion (traitement, partage, archivage, etc.) liés aux documents au format papier, tout en conservant une traçabilité optimale.
Équiper les agents sur le terrain
Parce que les opérations assumées par les mairies impliquent aussi une activité « hors murs », Mobile et Badge propose un système simple et digital de pilotage des intervenants. Les Centres Communaux d’Action Sociale (CCAS) se montrent particulièrement intéressés par cette fonctionnalité. Depuis un module web, les gestionnaires peuvent planifier les interventions, consulter les remontées terrain ou encore communiquer avec les intervenants. Ces derniers bénéficient quant à eux d’une appli ergonomique, depuis laquelle ils peuvent accéder en permanence et en mobilité à leur planning actualisé et envoyer des notifications sur leurs tournées. L’organisation et le suivi des missions sont accélérés, et le travail des intervenants simplifié.
L’ère de la mairie 2.0 est arrivée !
