Yousign: Gagnez du temps grâce à la signature électronique

Tous les entrepreneurs s’en plaignent, quelle que soit leur activité : les tâches administratives sont contraignantes et chronophages. C’est justement pour les aider à simplifier et automatiser ces tâches que les solutions digitales s’imposent maintenant dans les boites à outils des professionnels. Les applications telles que Yousign n’agissent pas que sur le confort, elles ont aussi un impact sur le taux de réactivité de vos attentes vis-à-vis de ses clients et prestataires. Les solutions digitales sont aussi une occasion de réduire sa consommation de papier.  

Yousign est une solution digitale de signature officielle et horodatée de documents, 100% française. Ce service permet de faire signer électroniquement tous types de documents (contrats, devis, etc..). Plus besoin de papier ou de scanner, le document peut être adressé depuis un PC et signé par le destinataire depuis, une tablette ou un mobile, pour rester réactif même en déplacement. La solution Yousign facilite les processus de signature et de validation de documents auprès de tous les types d’entreprises, d’organisations ou même des collaborateurs lorsque son activité en compte. La solution Yousign offre de nombreux bénéfices pour son utilisateur, notamment en termes de temps gagné, d’argent économisé, de sécurité et de simplicité. Pour preuve, 60% des clients Yousign constatent une signature de leurs documents dans le ¼ d’heure qui suit leur envoi*.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  *Source : Yousign auprès de l’ensemble de ses utilisateurs

La signature électronique est une technique de pointe qui repose sur le cryptage de différents caractères chiffrés qui permet d’associer un signataire à un document, de manière sécurisée. La signature électronique est sécurisée et dispose de l’exacte valeur légale d’une signature manuscrite sur papier. Elle se différencie aussi de la signature écrite par le fait qu’elle n’est plus visuelle, puisqu’elle consiste en une suite de caractères numériques. Parce qu’elle est engageante, la signature électronique est admissible comme preuve devant un tribunal et elle est valable dans tous les pays de l’Union Européenne. 

C’est on ne peut plus simple avec deux grandes étapes : la création de l’invitation et sa personnalisation. 

Après la connexion depuis un navigateur web avec votre identifiant / mot de passe, vous créez une nouvelle invitation à signer en déposant les documents souhaités en pdf puis en renseignant les adresses mails du ou des signataires que vous allez notifier. 

Sur un second écran, vous personnalisez votre invitation (mot d’accompagnement, délai maximum pour signer le document, récurrence des relances automatiques), vous validez l’envoi et tour est joué. 

Votre ou vos correspondants reçoivent alors une notification par mail les invitant à se connecter depuis un accès internet et à valider le document en tapant un code secret à 6 chiffres reçu par SMS (comme lorsque vous validez une opération bancaire) 

Pour plus d’informations sur le fonctionnement de la signature électronique, vous trouverez ci-dessous une vidéo :

La valeur juridique d’une signature électronique dépend de trois « critères » : 

1. La signature doit permettre d’identifier clairement le signataire.  
2. Le document ne doit pas être modifié, une fois signé. Cette restriction garantit l’intégrité de l’acte, dès validation par signature électronique. Pour garantir l’intégrité de votre document et le sceller, Yousign l’archive dans un dossier de preuves horodaté. 
3. Le troisième critère peut sembler simple, mais pour qu’un document puisse être signé, il doit mentionner que le signataire accepte toutes les conditions affichées. 

Il y aussi deux choses importantes à retenir : 

• Une signature scannée et ajoutée à un document n’est pas considérée comme une signature électronique. 
• On ne peut pas refuser de signer électroniquement un document, au seul motif, que cette signature se présente sous un format digital, si les 3 critères affichés plus haut sont respectés. 

La réglementation eIDAS de 2014 

La  réglementation eIDAS a uniformisé l’e-signature, en 2014, dans tous les pays de l’UE. Depuis l’entrée en vigueur de cette réglementation, toutes les signatures digitales garantissant l’intégrité des documents signés et l’identité du signataire. 

Il existe plusieurs niveaux de signatures électroniques qui correspondent à des critères de vérifications différents. (Mais n’ayez crainte, nos experts vous accompagnent à définir avec vous la solution adaptée à vos besoins) 

La signature électronique standard : pour les documents du quotidien. 

La signature électronique avancée : pour les documents comportant des obligations légales ou des risques significatifs, tels que pour les compromis de ventes et les contrats de travail, par exemple.  

La signature électronique qualifiée : pour les documents comportant des obligations légales ou des risques critiques, comme les actes authentiques ou les contrats public, pour ne citer que ces autres exemples. 

Depuis plusieurs années, Orange s’impose comme un partenaire proche de ses clients et de leurs besoins. C’est dans ce cadre qu’Orange met en place des partenariats avec des acteurs numériques, pour proposer, en complément de ses solutions de communication, des outils digitaux utiles au quotidien des professionnels. Nos recherches de partenaires sont orientées par les besoins formulés lors des ateliers et des rencontres avec nos clients.  

Comment sont sélectionnés nos partenaires ? 

La sélection d’un partenariat avec un acteur numérique se passe en 3 étapes qui nous permettent de garantir la qualité des solutions que nous vous proposons.  

Premièrement, nos experts identifient et sélectionnent les acteurs clés du numérique dans les domaines qui présentent un des intérêts formulés par nos clients. 

Dans un second temps, nous comparons d’un point de vue fonctionnel, marketing et financier ces différents éditeurs. À la suite de cette analyse nous ne gardons que 2 ou 3 éditeurs qui présentent des critères de pérennité, pour nous assurer d’établir un partenariat solide et de longue durée. 

Pour finir, les éditeurs sélectionnés vont passer ensuite dans la moulinette de « L’avis du LAB ». L’avis du Lab est une entité du groupe Orange qui regroupe un ensemble d’experts fonctionnel ergonome qui a pour mission de tester les différentes solutions digitales sélectionnées pour nous permettre de vous proposer un produit sûr, sécurisé, adapté aux outils de travail des professionnels et pérenne.