Témoignage Soilmec : Comment Open Bee a Révolutionné la Gestion Documentaire et la Facturation

Témoignage : Soilmec digitalise ses documents avec Open Bee

Située à Saint-Aubin-sur-Gaillon dans l’Eure, le siège social de Soilmec France se spécialise dans la vente de matériel pour les fondations spéciales. Ces équipements lourds sont essentiels pour les fondations de bâtiments, ponts, autoroutes, viaducs, et autres infrastructures. Sébastien Canac, Directeur de Soilmec France, partage son expérience sur la digitalisation des documents grâce à Open Bee.

Quel était le besoin de Soilmec ?

Avec une couverture nationale de 300 à 350 machines, Soilmec a rapidement constaté qu’il était devenu impraticable de maintenir une documentation papier à jour dans chaque véhicule. La gestion électronique des documents est devenue une nécessité pour centraliser et accéder facilement à la documentation technique.

Quelle solution a été adoptée pour répondre à ces besoins ?

Open Bee, une solution de gestion documentaire avancée, a été sélectionnée pour répondre à ces besoins. Cette gestion des documents en cloud permet aux techniciens de Soilmec d’accéder à une documentation à jour directement depuis leurs appareils mobiles. L’utilisation de Open Bee a permis de remplacer les volumineux classeurs papier par une plateforme centralisée et accessible, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle.

Optimisation des flux de travail avec Open Bee :

Open Bee offre également des systèmes de workflow pour le traitement des informations et la gestion des factures électroniques. Les fonctionnalités d’automatisation des documents permettent de reconnaître, classer, et traiter automatiquement les factures par compte, numéro de facture, date, hors-taxes, et TVA. Cette automatisation simplifie la gestion des factures et réduit la charge administrative, accélérant le cycle de facturation.

Gestion des notes de frais avec Expensya :

En complément de Open Bee, Soilmec utilise Expensya pour la gestion des notes de frais. Cette application de gestion des notes de frais permet au personnel itinérant de soumettre ses justificatifs via une application mobile. Les justificatifs sont envoyés directement au directeur, Sébastien Canac, puis transmis à la comptabilité. « Cette solution numérique remplace le traitement manuel des documents papier, offrant une gestion plus rapide et plus précise des remboursements de frais » explique le Directeur.

La signature électronique pour améliorer encore le processus :

Pour aller encore plus loin dans la digitalisation, Soilmec prévoit d’implémenter une signature électronique. Cette fonctionnalité permettra de signer les documents directement depuis n’importe quel endroit, éliminant les échanges de documents papier. La signature électronique facilitera la gestion des documents pour les collaborateurs en déplacement, optimisant ainsi le temps de travail et améliorant l’efficacité générale de l’entreprise.

Pourquoi est-il important d’être bien accompagné ?

Soilmec a bénéficié d’un accompagnement complet de la part de Orange Business et du fournisseur Open Bee. Une formation d’une à deux journées a été dispensée, facilitant l’adoption des nouvelles solutions par les équipes. Ce soutien a permis une transition en douceur vers la digitalisation, rendant l’utilisation des outils accessible et intuitive.

Conclusion : Quels sont les résultats observés ?

La digitalisation avec Open Bee et Expensya a apporté des bénéfices significatifs à Soilmec France. Sébastien Canac en témoignage dans cette vidéo et souligne que ces solutions ont non seulement amélioré la gestion des documents, mais ont également permis de gagner un temps précieux et de réduire les erreurs. « Je ne reviendrais pas en arrière. La digitalisation est essentielle et inimaginable sans ces solutions », conclut-il.