Jusqu’à présent, la gestion des notes de frais demeurait une opération fastidieuse et pour tout dire archaïque. Elle passe en effet tout d’abord par la collecte de diverses pièces justificatives comme les tickets de caisse. Ils sont très souvent oubliés ou perdus au fond d’une poche et finissent par devenir illisibles. Vient ensuite une phase de saisie, le plus souvent sur un tableau Excel. Et après cela, il faut encore attendre l’examen des différentes pièces par le service de compatibilité puis une éventuelle validation par votre N+1.
Le smartphone prend la main
Cette procédure est rapidement difficile à gérer, notamment pour les commerciaux et les techniciens de terrain qui accumulent de nombreuses notes de frais chaque mois. Expensya, partenaire d’Orange, a une solution qui révolutionne la gestion des notes de frais. Il s’agit d’une application mobile qui place au centre de l’opération smartphone. Pour cela, cette application mobile s’appuie sur l’appareil photo du mobile. L’utilisateur doit simplement prendre en photo ses pièces justificatives qui seront ensuite numérisées grâce au moteur de reconnaissance de caractères et à différents algorithmes intégrés à l’application Expensya. Toutes les informations indispensables sont reconnues : montant total, taxes, date… Cette même technologie est utilisée pour les factures reçues par email : il suffit tout simplement de les transférer à l’adresse expenses@expensya.com.
Ces éléments sont ensuite stockés dans un cloud sécurisé accessible depuis n’importe quel ordinateur ou périphérique nomade relié à Internet. Les commerciaux et les techniciens qui sont amenés à se déplacer très régulièrement peuvent directement gérer leurs dépenses depuis leur smartphone. L’application génère en un clic un récapitulatif tableau Excel ou PDF, l’employé les transmet par email à la comptabilité de son entreprise. Expensya intègre même un module capable de calculer très facilement vos frais kilométriques.
Tout le monde est gagnant
Le bénéfice ? Un gain de temps considérable. En effet, aujourd’hui, la moitié des salariés consacre entre 30 minutes et deux heures à la saisie de leurs notes de frais. Ensuite, c’est au tour des responsables d’équipes de vérifier les justificatifs ; puis, les comptables ont la charge de corriger les erreurs de saisie. Au total, avec l’application Expensya, vous pouvez économiser jusqu’à 80% sur la durée de ce processus. Des temps de traitement raccourcis permettent d’accélérer le remboursement des sommes avancées par les collaborateurs de l’entreprise.
Expensya et Orange, un partenariat fort
Orange a très tôt perçu le potentiel de cette innovation française en l’intégrant très rapidement à son catalogue d’applications partenaires (Mobile Business Apps Orange). Orange propose ainsi à ses clients professionnels la solution Expensya. Ses équipes sont bien entendu formées afin d’expliquer aux entreprises l’apport de cette nouvelle génération d’outils de gestion de notes de frais. Orange ne s’est pas trompé puisqu’ Expensya traite aujourd’hui plus de 20 millions d’euros de notes de frais chaque semaine ! Cette solution est utilisée dans 60 pays et par plus de 4000 entreprises clientes. La société française fondée en 2014 vient par ailleurs d’effectuer une nouvelle levée de fonds de 4 millions d’euros afin de poursuivre sa croissance à l’international et le développent de nouvelles technologies notamment autour de l’intelligence artificielle.
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