Témoignage : Le Département du Maine-et-Loire optimise la gestion des rendez-vous avec Agendize
Le département du Maine-et-Loire, situé dans l’ouest de la France, entre Tours et Nantes avec Angers comme capitale, atransformé sa gestion des rendez-vous grâce à Agendize. Ce témoignage met en lumière l’impact positif de l’application de gestion des rendez-vous sur l’organisation des services publics.
Quel était le besoin du département ?
L’activité du département, en particulier dans le domaine social, nécessite la gestion de nombreux rendez-vous avec les usagers. Cette gestion est complexe en raison des contraintes géographiques, des agendas variés des usagers et des agents, ainsi que de la nécessité de synchroniser les agendas Outlook partagés.
Il était crucial pour le département de trouver une solution de prise de rendez-vous efficace pour organiser ces rendez-vous de manière optimale.
Comment le département du Maine-et-Loire a-t-il construit son projet ?
La première demande est venue du service de médecine du travail, qui avait besoin de planifier des rendez-vous pour les vaccinations contre la grippe des agents. Peu après, la direction de l’insertion a exprimé le besoin de gérer environ 3 000 à 5 000 rendez-vous annuels avec les bénéficiaires du RSA.
Le département a choisi Agendize, l’application de gestion des rendez-vous, après une phase de test réussie. Cette solution de prise de rendez-vous a été déployée en 2019 sur l’ensemble du territoire de la direction de l’insertion.
Quels bénéfices pour les agents et les usagers ?
Christophe Lecomte, Directeur du SI au Département de Maine et Loire résume l’impact positif de la solution pour les agents comme pour les usagers : « La solution Agendize agenda a été très bien acceptée par les agents en leur permettant de gagner du temps, d’améliorer l’efficacité et la communication. Pour les usagers, Agendize a réduit les risques de non-présentation en assurant un rappel des rendez-vous importants. »
Le Directeur rappelle à quel point il est crucial de choisir un outil de gestion de rendez-vous qui s’intègre parfaitement dans le plan d’activité global de la collectivité. Comme pour les outils bureautiques (traitement de texte, tableur), il est important que l’outil soit facilement compatible avec le système de messagerie utilisé.
Conclusion
L’expérience du département du Maine-et-Loire avec Agendize illustre l’importance de sélectionner une solution de gestion de calendrier efficace pour optimiser l’organisation des services et améliorer le service aux usagers.
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