Digitalisation et partage des documents | Mobile Business Apps

La digitalisation des documents est un levier essentiel pour moderniser la gestion d’entreprise, simplifier les processus internes et renforcer la sécurité des données. En réduisant l’usage du papier et en automatisant les flux documentaires, les entreprises gagnent en efficacité, en traçabilité et en mobilité.

Cependant, moins d’une entreprise sur cinq de moins de 100 salariés est aujourd’hui équipée d’une Gestion Électronique des Documents (GED), selon une étude BVA pour Orange de juillet 2024 réalisée auprès de 1200 clients Pro/PME/Entreprises. Pourtant, les attentes sont fortes : six enjeux clés sont identifiés par les entreprises en matière de digitalisation documentaire :

• Pérennité des données : éviter la dispersion des documents entre différentes solutions de sauvegarde (disque dur externe, serveurs, messagerie cloud, etc.).
• Accessibilité : permettre un accès à distance aux documents et offrir des capacités de recherche multicritères.
• Gain de temps et simplicité d’usage : regrouper les fichiers en un seul endroit et faciliter leur recherche par mots-clés.
• Sécurité : offrir un contrôle avancé des accès aux documents, avec cryptage des données.
• Stockage optimisé : éviter l’encombrement des archives physiques et libérer de l’espace.
• Impact écologique : réduire l’impression et la consommation d’encre.

Mais cette transformation ne concerne pas uniquement les collaborateurs en bureau. Les travailleurs de première ligne (frontline workers), qu’ils soient techniciens, opérateurs sur site ou personnels itinérants, sont des acteurs clés de cette digitalisation. Leur accès rapide et sécurisé aux documents essentiels est déterminant pour améliorer la productivité et assurer la continuité des opérations sur le terrain.

Grâce à des solutions de dématérialisation adaptées, vous pouvez :

• Faciliter le travail à distance et collaboratif.
• Réduire les coûts d’impression, d’archivage et d’expédition.
• Améliorer la sécurité et la conformité des documents sensibles.
• Optimiser la mobilité et l’efficacité des travailleurs de première ligne grâce à des outils simples et intuitifs.

Applications pour la digitalisation des documents

Les applications mobiles jouent un rôle crucial dans l’autonomie et l’efficacité des frontline workers. Elles permettent non seulement aux collaborateurs en bureau (sur ordinateur ou avec un terminal unique smartphone) mais aussi aux équipes terrain de scanner, partager et traiter les documents en temps réel, réduisant ainsi les délais et les erreurs.

Voici trois applications performantes pour dématérialiser et sécuriser vos processus métiers :

Open Bee – Digitalisez vos documents essentiels

Plateforme GED (Gestion Électronique des Documents)

• Divisez par trois vos coûts d’expédition de factures et bulletins de paie.
• Dématérialisez et classez vos documents confidentiels.
• Facilitez le partage sécurisé et l’archivage numérique.
• Accédez aux documents en déplacement ou sur site, idéal pour les équipes mobiles et frontline workers.
• Accessible sur Android et iOS, Open Bee centralise les documents clés au sein d’un coffre-fort numérique, disponible à tout moment.

Expensya – Simplifiez la gestion de vos notes de frais

Application de gestion des notes de frais automatisée

Testez gratuitement

• Gagnez en temps et efficacité : photographiez vos justificatifs, Expensya s’occupe du reste grâce à la reconnaissance intelligente des données.
• Archivage sécurisé et accès immédiat aux documents comptables.
• Solution idéale pour les travailleurs itinérants ou en déplacement, qui peuvent gérer leurs notes de frais directement depuis le terrain.
• Disponible sur iOS et Android.

Kizeo Forms – Formulaires personnalisés pour les équipes terrain

Solution de collecte et gestion de données sur le terrain

Testez gratuitement

• Créez et déployez des formulaires sur mobiles et tablettes : bons d’intervention, suivi de chantier, inspections, relevés d’heures…
• Accédez et transmettez des données critiques en temps réel, même sans connexion.
• Collecte de données hors ligne, idéale pour les frontline workers en déplacement sur le terrain.
• Intégration facile dans votre système d’information (SI).
• Fonctionne sur iOS et Android.

Pourquoi dématérialiser vos documents d’entreprise ?

Dans un environnement professionnel de plus en plus digitalisé, conserver des documents sensibles au format papier présente des risques (perte, dégradation, confidentialité). La dématérialisation permet de :

• Sécuriser les documents grâce à des solutions certifiées et conformes aux normes en vigueur.
• Améliorer l’accessibilité et la collaboration, avec des documents disponibles instantanément depuis n’importe où.
• Réduire l’empreinte écologique en limitant l’usage du papier.
• Faciliter l’accès aux documents pour les travailleurs de première ligne, même en déplacement ou hors connexion.
• Automatiser les processus métiers et réduire les tâches administratives répétitives.

Comment digitaliser l’activité de votre entreprise ?

La digitalisation est accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Avec des applications simples à déployer, il est possible de digitaliser rapidement des processus dans des domaines variés :

• Vente et commerce – Automatisation des devis, factures et bons de commande.
• RH et finances – Gestion des paies, notes de frais, demandes de congés.
• Gestion de projet et terrain – Suivi des tâches, reporting, contrôle qualité.
• Opérations de terrain – Collecte de données, inspections, maintenance, suivi d’interventions pour les frontline workers.

Frontline Workers : Un enjeu stratégique de la transformation digitale

Les travailleurs de première ligne sont souvent les premiers à interagir avec les clients, les équipements et les opérations sur site. En leur fournissant des outils numériques performants, vous renforcez leur efficacité et contribuez à une meilleure continuité opérationnelle.

Kizeo Forms ou Open Bee permettent, par exemple, de digitaliser les interventions techniques et de simplifier la collecte de données terrain, assurant ainsi une circulation fluide et rapide des informations.

Votre transition numérique commence ici

Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, Orange Business et des outils comme Open Bee, Expensya et Kizeo Forms vous accompagnent dans votre transformation digitale. Ces solutions simplifient la gestion quotidienne, garantissent la sécurité et soutiennent les frontline workers dans leur mission quotidienne.

👉 Besoin de conseils ou d’une démonstration gratuite ? Contactez un conseiller Orange Business pour en savoir plus et découvrir les solutions adaptées à votre activité.